SOFTSKILL

A. EMPOWERMENT

1.      Pengertian Empowerment

Ada berbagai perbedaan defenisi pemberdayaan (empowerment) yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut Noe et.al (1994) pemberdayaan adalah merupakan pemberian tanggung jawab dan wewenang terhadap pekerjaan untuk mengambil keputusan menyangkut semua pengembangan produk dan pengambilan keputusan. Sedangkan menurut Khan (1997) pemberdayaan merupakan hubungan antar personal yang berkelanjutan untuk membangun kepecayaan antar karyawan dan manajemen. Byars dan Rue (1997) memberi pengertian empowerment merupakan bentuk desentralisasi yang melibatkan pada bawahan dalam membuat keputusan.

Dari defenisi di atas dapat diambil berbagai hal penting dari pengertian pemberdayaan, yaitu : pertama, pemberian tanggung jawab dan wewenang kepada karyawan. Kedua, menciptakan kondisi saling percaya antar manajemen dan karyawan. Ketiga, adanya employee involvement yaitu melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan.

2.      Kunci Efektif Empowerment dalam Manajemen

Konsep pemberdayaan (empowerment), menurut Friedmann muncul karena adanya dua primise mayor, yaitu “kegagalan” dan “harapan”. Kegagalan yang dimaksud adalah gagalnya model pembangunan ekonomi dalam menanggulangi masalah kemiskinan dan lingkungan yang berkelanjutan, sedangkan harapan muncul karena adanya alternatif-alternatif pembangunan yang memasukkan nilai-nilai demokrasi, persamaan gender, peran antara generasi dan pertumbuhan ekonomi yang memadai. Dengan dasar pandangan demikian, maka pemberdayaan masyarakat erat kaitannya dengan peningkatan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan pada masyarakat, sehingga pemberdayaan masyarakat amat erat kaitannya dengan pemantapan, pembudayaan dan pengamalan demokrasi. Selanjutnya Friedmann dalam Prijono dan Pranaka (1996) menyatakan bahwa kekuatan aspek sosial ekonomi masyarakat menjadi akses terhadap dasar-dasar produksi tertentu suatu rumah tangga yaitu informasi, pengetahuan dan ketrampilan, partisipasi dalam organisasi dan sumber-sumber keuangan, ada korelasi yang positif, bila ekonomi rumah tangga tersebut meningkatk aksesnya pada dasar-dasar produksi maka akan meningkat pula tujuan yang dicapai peningkatan akses rumah tangga terhadap dasar-dasar kekayaan produktif mereka.

B. STRESS

1.      Definisi Stress

Menurut Robbins (2001), stress juga dapat diartikan sebagai suatu kondisi yang menekan keadaan psikis seseorang dalam mencapai suatu kesempatan dimana untuk mencapai kesempatan tersebut terdapat batasan atau penghalang.

Menurut Handoko (1997), stress adalah suatu kondisi ketegangan yang mempengaruhi emosi, proses berpikir dan kondisi seseorang.

Sedangkan stress menurut Hans Selye (1976), merupakan respon tubuh yang bersifat tidak spesifik terhadap setiap tuntutan atau beban atasnya. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dikatakan stress apabila seseorang mengalami beban atau tugas yang berat tetapi orang tersebut tidak dapat mengatasi tugas yang dibebankan itu, maka tubuh akan berespon dengan tidak mampu terhadap tugas tersebut, sehingga orang tersebut dapat mengalami stress.

2.      Sumber Stress

·         Sumber-sumber stress di dalam diri seseorang : Kadang-kadang sumber stress itu ada didalam diri seseorang. Salah satunya melalui kesakitan. Tingkatan stress yang muncul tergantung pada rasa sakit dan umur inividu (sarafino, 1990). Stress juga akan muncul dalam seseorang melalui penilaian dari kekuatan motivasional yang melawan, bila seseorang mengalami konflik. Konflik merupakan sumber stress yang utama.

·         Sumber-sumber stress di dalam keluarga : Stress di sini juga dapat bersumber dari interaksi di antara para anggota keluarga, seperti : perselisihan dalam masalah keuangan, perasaan saling acuh tak acuh dan tujuan-tujuan yang saling berbeda (sarafino, 1990).

·         Sumber-sumber stress di dalam komunitas dan lingkungan : interaksi subjek diluar lingkungan keluarga melengkapi sumber-sumber stress. Contohnya: pengalaman stress anak-anak di sekolah dan di beberapa kejadian kompetitif, seperti olahraga. Sedangkan beberapa pengalaman stress oang tua bersumber dari pekerjaannya, dan lingkungan yang stressful sifatnya. Khususnya ‘occupational stress’ telah diteliti secara luas.

·         Pekerjaan dan stress : Hampir semua orang didalam kehidupan mereka mengalami stress sehubungan dengan pekerjaan mereka. Faktor-faktor yang membuat pekerjaan itu ‘stressful’ ialah :

-        Tuntutan kerja : pekerjaan yang terlalu banyak dan membuat orang bekerja terlalu keras dan lembur, karena keharusan mengerjakannya.

-        Jenis pekerjaan : jenis pekerjaan itu sendiri sudah lebih ‘stressful’ dari pada jenis pekerjaan lainnya. Pekerjaan itu misalnya : jenis pekerjaan yang memberikan penilaian atas penampilan kerja bawahannya (supervisi), guru, dan dosen.

-        Pekerjaan yang menuntut tanggung jawab bagi kehidupan manusia : contohnya tenaga medis mempunyai beban kerja yang berat dan harus menghadapi situasi kehidupan dan kematian setiap harinya. Membuat kesalahan dapat menimbulkan konsekuensi yang serius.

·      Stress yang berasal dari lingkungan : lingkungan yang dimaksud disni adalah lingkungan fisik, seperti : kebisingan, suhu yang terlalu panas, kesesakan, dan angin badai (tornado, tsunami). Stressor lingkungan mencakup juga stressor secara makro seperti migrasi, kerugian akibat teknologi modern seperti kecelakaan lalu lintas, bencana nuklir (Peterson dkk, 1991) dan faktor sekolah (Graham,1989).

3.    Cara Mengatasi Stress

Jefrey S. Nevid, dkk menjelaskan faktor-faktor psikologis yang dapat meminimalisir gangguan stres. Faktor-faktor psikologis tersebut adalah :

a)      Cara Coping Stres

Berpura-pura seakan masalah tidak ada atau tidak terjadi merupakan sesuatu bentuk penyangkalan. Penyangkalan merupakan suatu contoh coping yang berfokus pada emosi (emotion-focused coping) (Lazarus & Folkman, 1984). Pada coping yang berfokus pada emosi, orang berusaha segera mengurangi dampak stresor, dengan menyangkal adanya stresor atau menarik diri dari situasi. Namun, coping yang berfokus pada emosi tidak menghilangkan stresor (sebagai contoh, suatu penyakit yang serius) atau tidak juga membantu individu dalam mengembangkan cara yang lebih baik untuk mengatur stresor. Sebaliknya, coping yang berfokus pada masalah (Problem-focused coping) orang menilai stresor yang mereka hadapi dan melakukan sesuatu untuk mengubah stresor atau memodifikasi reaksi mereka untuk meringankan efek dari stresor tersebut.

Coping yang berfokus pada masalah melibatkan strategi untuk menghadapi secara langsung sumber stres, seperti mencari informasi tentang penyakit dengan mempelajari sendiri atau melalui konsultasi medis. Pencarian informasi membantu individu untuk tetap bersikap optimis karena dengan pencarian informasi tersebut timbul harapan akan mendapatkan informasi yang bermanfaat.   

b)      Harapan akan Self-Efficary

Harapan akan self-efficary berkenaan dengan harapan kita terhadap kemampuan diri dalam mengatasi tantangan yang kita hadapi, harapan terhadap kemampuan diri untuk dapat menampilkan tingkah laku terampil, dan harapan terhadap kemampuan diri untuk dapat menghasilkan perubahan hidup yang positif (Bandura, 1982, 1986). Kita mungkin dapat mengelola stres dengan baik, termasuk stres karena penyakit, apabila kita percaya diri dan yakin bahwa kita mampu mengatasi stres (memiliki harapan yang tinggi).  

c)      Ketahanan Psikologis

Ketahanan psikologis (psychological hardiness) atau sekumpulan trait individu yang dapat membantu dalam mengelola stres yang dialami. Penelitian tentang ketahanan psikologis terutama adalah kontribusi dari Suzane Kobasa (1979) dan koleganya yang menyelidiki para eksekutif bisnis yang memiliki ketahanan terhadap penyakit meski mengalami beban stres yang berat. Tiga perangai utama yang membedakan ketahanan psikologis para eksekutif tersebut (Kobasa, Maddi, & Kahn, 1982, hal 162-170), yaitu

·         Komitmen yang tinggi

·         Tantangan yang tinggi

·         Pengendalian yang kuat terhadap hidup (Maddi & Kobasa, 1984)

Secara psikologis orang yang ketahanan psikologisnya tinggi cenderung lebih efektif dalam mengatasi stres dengan menggunakan pendekatan coping yang berfokus pada masalah secara aktif (Wiliams, Wiebe, & Smith, 1992).

d)     Optimisme

Penelitian menunjukan bahwa melihat gelas sebagai separuh penuh lebih sehat dibandingkan melihat gelas sebagai setengah kosong (Scheicer dan Carver,1992). Dalam studi tentang hubungan antara optimisme dengan kesehatan, Schiever dan Carver (1985) mengukur optimism mahasiswa menggunakan Tes Orientasi Kehidupan (Life Orientation Test/LOT). Mahasiswa juga diminta melacak simtom fisik mereka masing-masing selama 1 bulan. Penelitian ini menunjukkan bahwa mahasiswa yang mempunyai nilai optimisme lebih tinggi melaporkan gejala fisik yang lebih sedikit seperti kelelahan, pusing, pegal-pegal, dan penglihatan yang kabur (Gejala pada subyek penelitian di awal penelitian diperhitungkan secara statistik sehingga dapat dikatakan bahwa studi tersebut semata-mata menunjukkan bahwa orang yang lebih sehat lebih optimis).

e)      Dukungan Sosial

Peran dukungan social sebagai penahan munculnya stres telah dibuktikan kebenarannya (misalnya, Wills & Filer Fegan, 2001). Sebuah studi menunjukkan bahwa semakin luasnya jaringan kontak sosial yang dimiliki seseorang berhubungan dengan semakin besarnya resistansi/ketahanan terhadapa berkembangannya infeksi ketika seseorang terkena virus flu biasa (Cohen, dkk, 1997). Para penyelidik percaya bahwa memiliki kontak sosial yang luas membantu melindungi system kekebalan tubuh terhadap stres.    

C. KONFLIK

1.      Definisi Konflik

            Konflik berasal dari kata kerja latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya. Konflik bertentangan dengan integrasi. Konflik dan Integrasi berjalan sebagai sebuah siklus di masyarakat. Konflik yang terkontrol akan menghasilkan integrasi. Sebaliknya, integrasi yang tidak sempurna dapat menciptakan konflik.

2.      Jenis Konflik

            Jenis Jenis Konflik ditinjau dari segi materi atau masalah yang menjadi sumber konflik, yaitu :

a)      Konflik tujuan. Adanya perbedaan tujuan antarindividu, kelompok maupun organisasi bisa memunculkan konflik.

b)      Konflik peranan. Setiap manusia memiliki peran lebih dari satu. Peran yang dimainkan dengan jumlah yang banyak tersebut, seringkali memunculkan konflik.

c)      Konflik nilai. Nilai yang dianut seseorang seringkali tidak sejalan dengan sistem nilai yang diatur oleh organisasi atau kelompok. Hal ini dapat berpotensi untuk memunculkan konflik.

d)     Konflik kebijakan. Konflik ini muncul karena seorang individu atau kelompok tidak sependapat dengan kebijakan yang ditetapkan organisasi.

 Jenis Jenis Konflik menurut Mastenbroek ada 4, yaitu :

a)      Instrumental Conflicts

Konflik ini terjadi oleh karena ketidaksepahaman antar komponen dalam organisasi dan proses pengoperasiannya.

b)      Socio-emotional Conflicts

Konflik ini berkaitan dengan masalah identitas, kandungan emosi, citra diri, prasangka, kepercayaan, keterikatan, identifikasi terhadap kelompok, lembaga dan lambang-lambang tertentu, sistem nilai dan reaksi individu dengan yang lainnya.

c)      Negotiating Conflicts

Konflik negosiasi adalah ketegangan-ketegangan yang dirasakan pada waktu proses negosiasi terjadi, baik antara individu dengan individu atau kelompok dengan kelompok.

d)      Power and Dependency Conflicts

Konflik kekuasaan dan ketergantungan berkaitan dengan persaingan dalam organisasi. Contoh : pengamanan dan penguatan kedudukan yang strategis.

3.      Proses Terjadinya Konflik

Menurut Pondi, Proses terjadinya konflik sebagai berikut:

a)      Konflik Laten (Latent Conflict)

Konflik Laten merupakan tahap dari munculnya faktor-faktor penyebab konflik dalam organisasi. Bentuk-bentuk dasar dari situasi ini ialah persaingan untuk memperebutkan sumberdaya yang terbatas, konflik peran, persaingan perebutan posisi di dalam organisasi.

b)      Konflik Yang Dipersepsikan (Perceived Conflict)

Pada tahap ini salah satu pihak memandang pihak lain sebagai penghambat atau mengancam pencapaian tujuannya.

c)      Konflik Yang Dimanifestasikan (Manifest Conflict)

Pada tahap ini perilaku tertentu sebagai indikator konflik sudah mulai ditunjukkan, seperti adanya sabotase, agresi terbuka, konfrontasi, rendahnya kinerja dan lain sebagainya.

d)     Resolusi Konflik (Conflict Resolution)

Pada tahap ini konflik yang terjadi diselesaikan dengan berbagai macam cara dan pendekatan.

e)      Konflik Aftermath

Jika konflik sudah benar-benar diselesaikan maka hal itu akan meningkatkan hubungan para anggota organisasi. Hanya saja jika penyelesaian konflik tidak tepat, maka akan dapat menimbulkan konflik yang baru.

D. KOMUNIKASI

1. Definisi Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin  Communicare atau Communis yang berarti  sama  atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti  kita berusaha agar  apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

a)      Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

b)      Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

c)      Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

d)     Komunikasi  adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

2. Hambatan dalam Komunikasi

a)      Hambatan dari Proses  Komunikasi

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

b)      Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti  lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

c)      Hambatan media

Hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

d)     Hambatan dalam bahasa sandi

Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

e)      Hambatan dari penerima pesan

Misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f)       Hambatan dalam memberikan  balikan

Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

g)      Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

h)      Hambatan Semantik

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

i)        Hambatan Psikologis 

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

Sumber :

https://shelmi.wordpress.com/2009/05/08/pemberdayaan-karyawan/

http://mutiarosa-psi.blogspot.co.id/2016/01/tugas-ke-4-empowerment-stress-dan.html

http://dedeh89-psikologi.blogspot.co.id/2013/04/pengertian-stress.html

http://isahluphpsychologi.blogspot.co.id/2013/04/psikologi-abnormal-dan-patologi.html

http://annavaniavriantim.blogspot.co.id/2014/10/penjelasan-konflik-jenis-konflik-sumber.html

http://www.informasiahli.com/2015/08/pengertian-konflik-dan-jenis-jenis-konflik.html#

https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-proses-dan-hambatan-komunikasi/

Psikologi Manajemen

A.    Definisi Pengorganisasian (Organizing)

Organizing dari kata organism artinya menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sehingga mampunyai hubungan saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian = penyusunan tugas kerja dan tanggung jawab mengorganisasi = menghimpun beberapa orang untuk bersama-sama melakukan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. 

Berikut ini beberapa definisi tentang pengorganisasian.

1.      Stoner dan Walker (1986) : Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktivitas kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.

2.      Jaafar Muhammad (1992) : Pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai. 

3.      Gatewood, Taylor, dan Farell : Pengorganisasian adalah aktivitas yang terlibat dalam suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk hubungan yang berguna di antara pekerja dan tugas-tugas.

B.     Struktur Organisasi

Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal.

1.      Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2.     Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. 

C.     Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

1.      Struktur Fungsional

Pada Struktur fungsional, para pekerja dengan kecakapan kerja yang hampir sama melakukan tugas-tugas yang sejenis ditempatkan secara bersama dalam kelompok-kelompok formal. Kelompok-kelompok ini secara khusus dibentuk dari para pekerja yang terbagi dalam keahlian teknik, kepentingan-kepentingan dan tanggung jawab.

Struktur fungsional baik digunakan dalam organisasi kecil dan organisasi yang tidak begitu kompleks yang berhubungan dengan satu atau beberapa produk pelayanan. Struktur ini juga dapat berjalan dengan baik di lingkungan kerja yang relatif stabil yang mengijinkan organisasi untuk menemukan strategi-strategi yang relatif stabil. Manfaat yang didapat jika menggunakan struktur fungsional adalah :

·         Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.

·         Tugas-tugas yang konsisten dengan pelatihan-pelatihan teknis.

·         Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.

·         Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi-fungsi.

·         Jenjang karier yang jelas dalam fungsi-fungsi.

2. Struktur Divisional

Sedangkan pada struktur divisional dapat digunakan dengan mengelompokkan para pekerja dengan kecakapan kerja dan tugas – tugas yang beragam namun bekerja untuk produk yang sama, melayani pelanggan – pelanggan yang sama dan atau beroperasi pada daerah geografis yang sama. Manfaat yang didapat jika menggunakan struktur divisional adalah :

·         Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.

·         Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

·         Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

·         Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.

·         Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.

D.    Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

1.    Struktur Fungsional :

·         Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

·         Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

·         Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

·         Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.

2.    Struktur Divisional :

·           Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

·           Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

·           Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

·           Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

·           Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

·           Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

·           Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

·           Koordinasi yang buruk lintas divisi.

·           Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

·           Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan.

E. Definisi Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).

F. Mengendalikan (Controling)

1.      Definisi mengendalikan (controlling)

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

2. Langkah-Langkah dalam Kontrol

Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

·         Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

·         Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

·         Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

·         Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

3.              Tipe-Tipe Kontrol

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

·         Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

·         Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

·         Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

·         Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

G.             Kontrol Proses Manajemen

Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

Sumber :

http://pengertian-pengertian-info.blogspot.co.id/2015/09/pengertian-pengorganisasian-menurut.html

http://tkampus.blogspot.co.id/2012/03/organisasi-formal-dan-informal.html

https://linlindaantebellum.wordpress.com/matkul-smstr-3/pdb/resume9/

https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/31/manfaat-dan-kerugian-struktur-fungsional-dan-struktur-divisonal-tugas-ke-5-psikologi-manajemen/

https://tidyamentarielok.wordpress.com/2014/11/03/actuating-dalam-manajemen/

https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-controlling-dan-langkah-langkah-dalam-kontrol/

http://keishafeggy.blogspot.co.id/2014/12/tipe-tipe-kontrol-kontrol-proses.html

Manajemen

A. Pengertian Manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai ini pun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalam kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

B. Pengertian Kepemimpinan 

Pengertian kepemimpinan oleh William G. Scott (1973) dalam buku “Leadership Failures, the Distrusting Public, and Prospects of the Administrative State” bahwa kepemimpinan adalah proses memengaruhi aktivitas yang diorganisir dalam suatu kelompok dalam usahanya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkannya.

Pengertian Kepempinan oleh Felix. A. Nigro (1965) dalam bukunya “Modern public administration” bahwa ini dari kepemimpinan adalah memengaruhi aktivitas orang lain.

Pengertian kepemimpinan oleh Edward Lyman Munson, seorang brigadir Jenderal, dalam bukunya “The Management of Man  A Handbook On The Systematic Development Of Morale And The Control Of Human Behavior. 1905” bahwa kepemimpinan adalah suatu kesanggupan ataupun kemampuan untuk mengatas orang orang yang sedemikian rupa agar mencapai hasil yang sebesar besarnya dengan kemungkinan konflik yang sekecil kecilnya dan sebesar mungkin terjalinnya kerja sama.

Kemudian oleh Ordway Tead (1931) dalam bukunya “The art of leadership” bahwa pengertian kepemimpinan adalah penggabungan perangai yang membuat seseorang mungkin dapat mendorong beberapa pihak lain untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Kemudian oleh Massarik, Tannenbam dan weschler (1961) bahwa pengertian kepemimpinan adalah sebuah pengaruh antar pribadi yang dijalankan dalam keadaan tertentu, serta diarahkan melalui proses komunikasi menuju arah pencapaian satu tujuan tertentu ataupun lebih.

Pengertian kepemimpinan oleh P.Pigors dalam bukunya “Leadership and Domination” bahwa kepemimpinan adalah suatu proses dorong mendorong yang mengontrol daya guna manusia dalam mengejar tujuan bersama, melalui interaksi yang berhasil dari bermacam macam perbedaan individual.

Ralph M. Stogdill memberikan pengertian kepemimpinan dalam wilayah manajerial dikarenakan banyaknya perbedaan mengenai pengertian kepemimpinan. Menurutnya, kepemimpinan adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berhubungan dengan tugas dari para anggota kelompok. Terdapat tiga hal yang perlu kita ambil dari definisi kepemimpinan diatas yaitu:

1.      Kepemimpinan harus melibatkan orang lain, yaitu bawahan atau pengikut. Dibutuhkan kesediaan dari para anggota, bawahan atau pengikut untuk menerima arahan dari pemimpin, untuk mempertegas status pemimpin dan memungkinkan terjadinya proses kepemimpinan. Tanpa bawahan maka semua sifat kepemimpinan seorang manajer akan menjadi tidak relevan.

2.      Kepemimpinan memiliki sebaran kekuasaan yang tidak sama antara pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin memiliki wewenang untuk mengarahkan beberapa aktivitas anggota organisasi ataupun kelompok, yang caranya tidaklah perlu sama dengan pemimpin satu dan lainnya.

3.      Selain sah dalam memberikan perintah atapun pengarahan kepada anggota ataupun pengikut, dalam kepemimpinan, pemimpin dapat memengaruhi anggota kelompok atau organisasi dengan berbagai cara.

C. Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses yang mendefinisikan tujuan dari organisasi, membuat strategi digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi, serta mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses-peroses yang penting dari semua fungsi manajemen sebab tanpa perencanaan  (planning) fungsi pengorganisasian, pengontrolan maupun pengarahan tidak akan dapat berjalan.

Rencana (planning) dapat berupa rencana informal ataupun rencana formal. Rencana informal adalah rencana-rencana yang tak tertulis dan bukan merupakan dari tujuan bersama anggota organisasi. Sedangkan definisi dari rencana formal adalah rencana yang tertulis yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Macam-macam planning atau perencanaan

Perencanaan itu merupakan pusat atau inti dari kegiatan manajemen, dan perencanaan memiliki banyak macamnya, diantaranya seperti di bawah ini: Perencanaan jika dilihat berdasarkan jangka waktu berlakunya rencana:

• Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10 s/d 25 tahunan.
• Rencana Jangka Menengah (medium range planning) adalah perencanaan yang berlaku di antara 5 s/d 7 tahunan.
• Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya berlakunya hanya untuk sekitar 1 tahun

Perencanaan jika dilihat dari tingkatannya:

• Rencana Induk (masterplan) adalah sebuah perencanaan yang menitik beratkan uraian-uraian korporasikebijakan sebuah organisasi. Rencana tersebut memiliki tujuan-tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang sangat luas.
• Rencana Operasional (operational planning) adalah sebuah perencanaan yang lebih menitik beratkan kepada pedoman ataupun petunjuk dalam melaksanakan program-program.
• Rencana Harian (day to day planning) adalah perencanaan harian yang sifatnya rutin.

Perencanaan jika ditinjau berdasarkan dari ruang lingkupnya:

• Rencana Strategis (strategic planning) adalah perencanaan yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model perencanaan ini sangat sulit untuk diubah.
• Rencana Taktis (tatical planning) adalah rencana yang berisi uraian-uraian yang sifatnya jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatannya, asalkan tujuannya tak berubah.
• Rencana menyeluruh (comprehensive planning) adalah rencana yang memiliki uraian-uraian secara menyeluruh serta lengkap.
• Rencana Terintegrasi (integrated planning) adalah rencana yang memiliki uraian-uraian menyeluruh yang sifatnya terpadu.

D.  langkah-langkah dalam menyusun perencanaan 

1.      Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran-sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2.      Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4.    Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.

F. Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya. Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun. Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif

Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan

Sumber :

https://id.scribd.com/doc/4994224/pengertian-manajemen

http://www.learniseasy.com/2015/09/pengertian-kepemimpinan-dan-teori-kepemimpinan.html

http://www.pengertianku.net/2014/07/pengertian-perencanaan-planning.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/10/pengertian-perencanaan-planning-dan-langkah-langkahnya/

http://www.belajarakuntansionline.com/manfaat-perencanaan-dalam-manajemen/

https://simanjuntakamanda.wordpress.com