A.
Definisi Pengorganisasian (Organizing)
Organizing
dari kata organism artinya menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang
diintegrasikan sehingga mampunyai hubungan saling mempengaruhi satu dengan yang
lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian =
penyusunan tugas kerja dan tanggung jawab mengorganisasi = menghimpun beberapa
orang untuk bersama-sama melakukan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Berikut
ini beberapa definisi tentang pengorganisasian.
1. Stoner
dan Walker (1986) : Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktivitas
kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah
organisasi.
2. Jaafar
Muhammad (1992) : Pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber organisasi
dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan objektif
organisasi yang dirancang dapat dicapai.
3. Gatewood,
Taylor, dan Farell : Pengorganisasian adalah aktivitas yang terlibat dalam
suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta
membentuk hubungan yang berguna di antara pekerja dan tugas-tugas.
B.
Struktur Organisasi
Secara
garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi
formal dan organisasi informal.
1. Organisasi
Formal
Organisasi formal ialah suatu
organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta
tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur
(bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan
tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang
dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi
formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu
faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.
Struktur organisasi (desain
organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana
organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian
atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini
mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi
atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan
kerja. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi informal
Organisasi Informal adalah kumpulan
dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan
bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal
dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk
menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat
eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan
tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi
seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi
organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur
dan terumuskan.
C. Manfaat
Struktur Fungsional dan Struktur Divisional
1. Struktur
Fungsional
Pada Struktur fungsional, para
pekerja dengan kecakapan kerja yang hampir sama melakukan tugas-tugas yang
sejenis ditempatkan secara bersama dalam kelompok-kelompok formal. Kelompok-kelompok
ini secara khusus dibentuk dari para pekerja yang terbagi dalam keahlian
teknik, kepentingan-kepentingan dan tanggung jawab.
Struktur fungsional baik digunakan
dalam organisasi kecil dan organisasi yang tidak begitu kompleks yang
berhubungan dengan satu atau beberapa produk pelayanan. Struktur ini juga dapat
berjalan dengan baik di lingkungan kerja yang relatif stabil yang mengijinkan
organisasi untuk menemukan strategi-strategi yang relatif stabil. Manfaat yang
didapat jika menggunakan struktur fungsional adalah :
·
Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya
secara efisien.
·
Tugas-tugas yang konsisten dengan pelatihan-pelatihan
teknis.
·
Pemecahan masalah teknis yang berkualitas
tinggi.
·
Pelatihan yang mendalam dan perkembangan
kecakapan kerja dalam fungsi-fungsi.
·
Jenjang karier yang jelas dalam fungsi-fungsi.
2. Struktur Divisional
Sedangkan pada struktur divisional
dapat digunakan dengan mengelompokkan para pekerja dengan kecakapan kerja dan
tugas – tugas yang beragam namun bekerja untuk produk yang sama, melayani
pelanggan – pelanggan yang sama dan atau beroperasi pada daerah geografis yang
sama. Manfaat yang didapat jika menggunakan struktur divisional adalah :
·
Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah
organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.
·
Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang
lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
·
Tempat latihan yang baik bagi para manajer
strategik.
·
Manajer dapat memilih struktur (produk,
geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.
·
Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah,
tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.
D. Kerugian
struktur fungsional dan struktur divisional
1. Struktur
Fungsional :
·
Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan
konflik antar fungsi.
·
Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang
sifatnya berurutan.
·
Memberikan respon yang lebih lambat terhadap
perubahan.
·
Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan
tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan
organisasi secara keseluruhan.
2. Struktur
Divisional :
·
Memungkinkan berkembangnya persaingan
disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas &
prioritas-prioritas.
·
Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas
kepentingan organisasi secara keseluruhan.
·
Kebijakan divisi tidak konsisten dengan
kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
·
Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan
distribusi biaya-biaya perusahaan.
·
Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang
tidak perlu.
·
Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
·
Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam
divisi-divisi.
·
Koordinasi yang buruk lintas divisi.
·
Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.
·
Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan.
E. Definisi Actuating
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan
manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan
orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini
yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk
bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka
manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership
(pimpinan), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).
F. Mengendalikan (Controling)
1. Definisi
mengendalikan (controlling)
Pengawasan manajemen adalah suatu
usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Mc. Farland memberikan definisi,
pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil
pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana,
perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
2. Langkah-Langkah dalam Kontrol
Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti
berikut ini :
·
Menentukan standar-standar yang akan digunakan
menjadi dasar pengendalian.
·
Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah
dicapai.
·
Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan
standar dan menentukan penyimpangan bila ada.
·
Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat
penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
3. Tipe-Tipe Kontrol
Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :
·
Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol
internal)
Adalah pengendalian yang dilakukan
oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu
sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan
data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat
mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang
dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat
Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.
·
Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)
Adalah pengendalian yang dilakukan
oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga
pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula
dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta
bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
·
Pengendalian preventif
Pengendalian preventif adalah
pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud
pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.
·
Pengendalian represif
Pengendalian represif adalah
pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud
dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan
pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah
direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).
G. Kontrol Proses Manajemen
Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh
seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang
disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.
Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang
berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum,
yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan
proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis.
Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat
praktisi dan ahli mengenai manajemen.
Sumber :
